Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

Hizmeti kullanan kişilerin hesap verileri bakımından 6698 sayılı Kanun anlamında veri sorumlusu, künyesi aşağıda yer alan hizmet sağlayıcıdır (bu metinde kısaca “Vekilix” ya da “biz” olarak anılır).

E-posta

info@vekilix.com

a) Hesap verileri (veri sorumlusu sıfatıyla işlediğimiz veriler):

Kimlik

Ad ve soyad (profilinizde yer alan ad).

İletişim

E-posta adresi.

Müşteri işlem

Üyesi olduğunuz büro, rolünüz, davet kayıtları, büro ayarları; ücretli abonelikte fatura bilgileri (unvan, vergi dairesi ve numarası, fatura adresi).

İşlem güvenliği

Oturum kayıtları, IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi, giriş zamanları, iki adımlı doğrulama ayarları ile uygulamada yaptığınız işlemlerin denetim kaydı (kim, ne zaman, hangi kayıtta, hangi işlemi yaptı).

Bağlı hesap

Google ya da Microsoft hesabınızla giriş yapmayı seçerseniz bu sağlayıcının bizimle paylaştığı ad, e-posta adresi, hesap tanımlayıcısı ve varsa profil fotoğrafı bağlantısı.

b) Büro verileri (veri işleyen sıfatıyla, büro adına işlenen veriler): icra dosyası bilgileri (icra dairesi, dosya numarası, takip türü, aşama, alacak tutarları), müvekkil, borçlu, kefil, üçüncü kişi ve diğer tarafların ad ya da unvanları, T.C. kimlik / vergi kimlik numaraları, vergi dairesi, adres, telefon ve e-posta bilgileri; görevler, notlar, işlem geçmişi, süre hesabında kullanılan olay ve tebliğ tarihleri ile içe aktarılan Excel dosyalarının içeriği.

Hizmet, özel nitelikli kişisel verilerin (KVKK m.6) işlenmesi için tasarlanmamıştır. Bürolarımızdan not ve açıklama alanlarına sağlık, ceza mahkûmiyeti gibi özel nitelikli veri girmemelerini rica ederiz.

Hesap verileriniz aşağıdaki amaçlarla, bu amaçlarla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işlenir:

• Hesabınızın oluşturulması, kimliğinizin doğrulanması ve oturum yönetimi (e-posta ile giriş bağlantısı, Google / Microsoft ile giriş, iki adımlı doğrulama);
• Büro üyeliği, davet, rol ve yetki yönetiminin yürütülmesi;
• Hizmetin sunulması: dosya, görev ve süre takibi; giriş bağlantısı, davet ve günlük süre özeti gibi hizmet e-postalarının gönderilmesi;
• Bilgi güvenliğinin sağlanması: yetkisiz erişimin ve kötüye kullanımın önlenmesi ve tespiti, denetim kaydının tutulması;
• Sözleşme ve abonelik süreçlerinin, ücretlendirme ve faturalandırmanın yürütülmesi;
• Destek taleplerinizin yanıtlanması ve hizmetle ilgili zorunlu bildirimlerin (koşul değişiklikleri, güvenlik duyuruları) iletilmesi;
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, yetkili kurum ve kuruluşların taleplerinin karşılanması ve olası uyuşmazlıklarda hakların korunması.

Kişisel verilerinizi reklam, pazarlama veya profilleme amacıyla kullanmayız ve üçüncü kişilere satmayız.

Kişisel verileriniz; giriş ve kayıt ekranları, uygulama içi formlar, büro yöneticinizin sizi davet etmesi (bu durumda e-posta adresiniz büronuz tarafından girilir), tercih etmeniz hâlinde Google veya Microsoft ile giriş sırasında bu sağlayıcıların ilettiği bilgiler ve hizmeti kullanırken kendiliğinden oluşan kayıtlar (oturum, IP adresi, denetim kaydı) aracılığıyla, kısmen veya tamamen otomatik yollarla elektronik ortamda toplanır ve KVKK m.5/2'deki şu hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:

m.5/2-c

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması: hesabın açılması, kimlik doğrulama, büro üyeliği, hizmetin sunulması, hizmet e-postaları, abonelik ve faturalandırma.

m.5/2-ç

Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi: vergi ve ticaret mevzuatı kapsamında fatura ve muhasebe kayıtlarının tutulması, KVKK m.12 kapsamındaki veri güvenliği yükümlülüğü, yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının bilgi taleplerinin karşılanması.

m.5/2-e

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması: olası uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılacak kayıtların saklanması.

m.5/2-f

Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatimiz: bilgi güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi, denetim kaydının tutulması, hata kayıtları ile hizmetin işleyişinin izlenmesi.

Açık rızanıza dayanan bir işleme faaliyetimiz bulunmamaktadır; böyle bir faaliyet olursa ayrıca ve önceden rızanız istenir.

Kişisel verileriniz yalnızca yukarıdaki amaçlarla ve gerektiği ölçüde, KVKK m.8 ve m.9'a uygun olarak aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir.

Yurt dışındaki hizmet sağlayıcılar. Hizmet, sunucuları yurt dışında bulunan aşağıdaki sağlayıcılar aracılığıyla sunulur. Bu nedenle hesap verileriniz ile büro verileri yurt dışına aktarılır:

Barındırma (uygulama sunucusu, veritabanı ve yedekler)

Hostinger International Ltd. · Konum: Litvanya (Avrupa Birliği). Aktarılan veriler: Hesap verileri ve Büro Verisinin tamamı.

E-posta gönderimi (Hostinger Email)

Hostinger International Ltd. · Konum: Yurt dışı. Aktarılan veriler: Alıcının adı ve e-posta adresi ile ileti içeriği; günlük süre özetinde icra dairesi, dosya numarası, alacaklı ve borçlu adları.

Hakkında yeterlilik kararı bulunmayan ülkelere yapılan bu aktarımlar, KVKK m.9/4-b uyarınca Kurulca ilan edilen standart sözleşmenin sağlayıcıyla imzalanması ve imzadan itibaren beş iş günü içinde Kurula bildirilmesi güvencesine dayanılarak yapılır. Büro verileri bakımından bu sağlayıcılar, Vekilix'in alt veri işleyenleridir (bkz. Kullanım Koşulları §4).

Diğer alıcılar:

• Ödeme ve muhasebe hizmeti sağlayıcıları: Ücretli abonelikte faturalandırma için gereken ölçüde.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercileri: Hukuken yetkili oldukları talepler üzerine ve mevzuatın gerektirdiği ölçüde.

Ayrıca, üyesi olduğunuz büronun diğer kullanıcıları adınızı, e-posta adresinizi ve uygulamadaki işlemlerinizi rollerinin izin verdiği ölçüde görebilir; bu, hizmetin ekip hâlinde çalışma amacının doğal bir sonucudur.

Hesap verileri

Hesabınız açık kaldığı sürece; hesabın kapanmasından sonra, olası taleplere ilişkin zamanaşımı süreleri boyunca (TBK m.146 uyarınca genel olarak 10 yıl) erişimi kısıtlanmış olarak.

Fatura ve muhasebe kayıtları

İlgili mevzuatta öngörülen süre boyunca (TTK m.82 uyarınca 10 yıl; VUK m.253 uyarınca 5 yıl).

Oturum ve giriş kayıtları

Oturum en çok 7 gün geçerlidir (kullandıkça yenilenir). Giriş kayıtları (giriş zamanı, IP adresi, tarayıcı bilgisi) denetim kaydının parçasıdır ve aşağıdaki denetim kaydı süresine tabidir; bir büroya bağlı olmayan güvenlik kayıtları hesap verileriyle aynı süre saklanır.

Denetim kaydı ve büro verileri

Büro hesabı devam ettiği sürece. Büro hesabı sona erdiğinde, verilerin dışa aktarılabilmesi için tanınan 30 günlük sürenin sonunda silinir. Yedeklerdeki kopyalar, yedeklerin 14 günlük saklama süresi dolduğunda kendiliğinden silinir.

Süresi dolan kişisel veriler, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik'e uygun olarak silinir, yok edilir ya da anonim hâle getirilir.

Kişisel verileriniz bakımından veri sorumlusuna başvurarak:

1. a)Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. b)Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. c)Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. ç)Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. d)Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
6. e)KVKK m.7'de öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
7. f)(d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
8. g)İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
9. ğ)Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak aşağıdaki yollardan biriyle iletebilirsiniz:

• Sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden info@vekilix.com adresine göndereceğiniz e-posta ile;

Başvurunuzda adınız ve soyadınız, (yazılı başvurularda) imzanız, T.C. kimlik numaranız (yabancılar için uyruk ile pasaport ya da kimlik numarası), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresiniz, varsa bildirime esas e-posta adresiniz ve telefon numaranız ile talep konunuzun bulunması gerekir.

Başvurunuz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir (KVKK m.13). Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde; cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kurula şikâyette bulunabilirsiniz (KVKK m.14).

Çerezler ve güvenlik önlemleri için Gizlilik ve Çerez Politikası, hizmetin kullanım şartları için Kullanım Koşulları metnine bakabilirsiniz.